De acuerdo a “The management tip of today” del Harvard BusinessReview hay cuatro circunstancias en las que una reunión no ayuda a resolver los problemas y es mejor usar otra estrategia.
Frecuentemente la gente se encuentra saturada de juntas; ¿para qué sumarles una reunión más cuando hay mejores maneras de lograr el objetivo?
Se deberá evitar la reunión cuando:

El tema no justifica el tiempo de todos los participantes

Por ejemplo, descubres que un proveedor hizo cargos adicionales en una serie de órdenes recientes. Los cargos son menores y puedes resolver el problema llamando directamente al proveedor.

Los participantes están molestos y no están listos para hablar

Cuando la gente está conflictuada muchas veces necesita de algún tiempo para acomodar el asunto y prepararse para hablar.

El asunto se resuelve de mejor manera individualmente

Por ejemplo, si deseas obtener información sobre el desempeño de una persona.

Se requiere conocer muchas opiniones personales

Recibirás una retroalimentación más honesta y efectiva si envías una encuesta electrónica que si pides información en grupo.

Para saber más: 
Running Meetings (20-Minute Manager Series); Harvard Business Press Books; jun 03, 2014. Prod. #: 17003E-KND-ENG